Regolamento di prestito per mostre

PRESTITO DI OPERE PER MOSTRE – REGOLAMENTO                           English version (Guidelines for Requesting Loans)

1. Il numero delle opere richieste deve essere ragionevolmente limitato. L’Istituto centrale per la grafica non si può fare carico di ricerche preliminari per conto dell’Ente organizzatore della mostra, la lista delle opere deve quindi essere completa dei dati identificativi. Nel caso siano necessari completamenti e ricerche potrà essere richiesta una preventiva copertura dei costi pari a € 200,00​.

2. La domanda di prestito deve essere indirizzata al Direttore dell’Istituto almeno sei mesi prima dell’inaugurazione della mostra in modo da consentire sia la valutazione dello stato conservativo delle opere che è determinante per la concessione del prestito stesso, sia la determinazione del fee dovuto, nonché la loro preparazione per essere esposte e l’espletamento di tutte le operazioni per la concessione delle autorizzazioni ministeriali.

3. Al momento della richiesta ufficiale l’Ente organizzatore è tenuto a illustrare il progetto generale della mostra, a specificare le date, la sede, i relativi sistemi di custodia e sicurezza, di idoneità climatica ed ambientale (illustrati in un facility report in lingua italiana o inglese) e a programmare anticipatamente gli eventuali spostamenti della mostra in altre sedi. La Direzione di questo Istituto deve essere informata in anticipo di ogni cambiamento. Per ragioni conservative la durata complessiva della esposizione delle opere in prestito non può superare, i sei mesi. Ogni tre mesi di esposizione verranno usualmente adottati tre anni di riposo dell’opera.

4. L’imballaggio e il trasporto delle opere deve essere effettuato da una ditta specializzata nel settore di gradimento del prestatore. L’Ente organizzatore può indicare preferenza nell’ambito delle ditte di fiducia di questo Istituto, ma la direzione si riserva di individuare altro soggetto senza che siano dovute particolari spiegazioni, ogni spesa è a carico del richiedente. La ditta scelta deve esibire la lettera d’incarico e di delega per il ritiro delle opere per poter procedere alle operazioni d’imballaggio e trasporto, tale lettera deve giungere anche all’Istituto separatamente con congruo anticipo. Le opere non possono essere consegnate, in linea di massima, prima di 10 giorni dall’inaugurazione della mostra e devono essere rese nelle sedi dell’Istituto subito dopo la chiusura, potranno essere previste nel contratto penali in caso di ritardi. Riguardo le operazioni in aereoporto, (si richiede una pallettizzazione esclusiva e/o con altre opere d’arte in spedizione presso stesso museo) sia in Italia che all’estero, il solo responsabile delle opere fino all’apertura della cassa nel Museo sarà lo spedizioniere, come da delega. Tuttavia ogniqualvolta possibile il funzionario accompagnatore presenzierà alle operazioni doganali  ed aeroportuali.

5. L’Istituto centrale per la grafica stabilisce il valore assicurativo delle singole opere. La polizza di assicurazione è a carico dell’Ente e deve essere stipulata ‘All Risks’ – ‘da chiodo a chiodo’ – nella formula più ampia del mercato “per ogni rischio, nessuno escluso, da chiunque e comunque causato”, secondo le vigenti norme internazionali. Resta inteso che la copertura assicurativa della polizza non dovrà contenere esclusioni di sorta e che dovrà prevedere espressamente riportate tra le altre le garanzie relative ai danni conseguenti a:

• A) Rischio guerra come da Institute War Clauses (Cargo) – Ed. 1.1.09 CL385 o Institute War Clauses (Air Cargo) – Ed.1.1.09 CL388;
• B) Rischio Scioperi e Terrorismo durante i trasporti comunque effettuati come da Institute Strikes Clauses (Cargo), Ed. 1.1.09 CL386 o Institute Strikes Clauses (Air Cargo) – Ed. 1.1.09 CL389 a seconda del mezzo adibito al trasporto. È operativa la clausola di Cessazione del viaggio JCS2009-056.
• C) Terrorismo durante la giacenza: s’intendono inclusi in garanzia i danni e/o le perdite derivanti da atti di terrorismo durante il periodo di permanenza dei Beni Culturali presso la sede espositiva.
• D) stima accettata;
• E) deprezzamento al 100% con la piena proprietà dell’Istituto centrale per la grafica;
• F) furto con destrezza;
• G) perdite e danni derivanti da brusche variazioni termo-climatiche conseguenti a guasto delle apparecchiature di climatizzazione e condizionamento;
• H) danni causati da tarli, tarme o altri insetti;
• I) perdite e danni derivanti da irradiazioni luminose a seguito di eventi accidentali, quali errato allestimento, sbalzo di corrente o rottura dell’impianto;
• J) dolo e colpa grave dei dipendenti del Contraente e dell’Assicurato;
• K) colpa grave dell’assicurato;
• L) vizio e difetto di imballaggio;
• M) rinuncia alla rivalsa verso i trasportatori, gli imballatori vettori e loro corrispondenti;
• N) catastrofi naturali (terremoto, inondazioni, alluvioni, allagamenti).

Tutte le clausole dovranno essere esplicitate nel certificato assicurativo insieme all’elenco delle opere prodotto dall’Istituto. La Direzione si riserva, quando lo ritenga opportuno, di scegliere direttamente la Compagnia assicuratrice. La polizza e il certificato assicurativo devono pervenire, in originale e in traduzione giurata in italiano, presso questo Istituto almeno 10 giorni prima della consegna delle opere. Nel caso di non rispondenza la direzione dell’Istituto si riserva di non accettare la polizza ed annullare la pratica di prestito senza che alcunché sia dovuto al richiedente. Nell’ipotesi in cui intervenga la copertura della Garanzia di Stato, che non abbia quale contenuto minimo tutte le clausole richieste dal nostro Regolamento, l’Ente organizzatore dovrà fornire polizza assicurativa privata integrativa per quelle tra le suindicate clausole che non fossero coperte da detta Garanzia di Stato. Il fac-simile del testo dovrà essere inviato con acclusa traduzione in lingua italiana, almeno 45 giorni prima dell’inaugurazione della mostra, per la necessaria valutazione. La richiesta infatti potrà essere accettata solo previa verifica da parte dell’Istituto e l’accettazione sarà comunque sempre subordinata all’attivazione di una copertura commerciale integrativa DIC (Difference Insurance Condition) a copertura di tutte le esclusioni previste o non prevedibili, di tutte le franchigie e/o limiti di risarcimento eventualmente contenuti nella Garanzia di Stato. Il pagamento dei sinistri dovrà avvenire in Italia e in euro. La normativa applicabile al contratto dovrà essere quella dell’ordinamento giuridico italiano e il Foro in caso di controversia sarà esclusivamente quello di Roma.

6. Le opere concesse in prestito devono essere accompagnate da un funzionario tecnico o da un restauratore delegato dal direttore di questo Istituto che le consegnerà al responsabile della mostra e assisterà alla loro collocazione in sede. Nel caso di prestito di mostre organizzate interamente o in larga parte con opere di questo Istituto gli accompagnatori devono essere due o più per garantire una maggiore sicurezza. In linea di massima si prevede per l’accompagnatore una missione di due notti (2) e tre giorni (3) per il territorio italiano e di tre notti (3) e quattro giorni (4) per i paesi stranieri (vedi anche Appendice al Regolamento-Norme per la missione dell’accompagnatore). Per i paesi extraeuropei le notti di permanenza possono essere aumentate in ragione del numero dei pezzi prestati.  Ugualmente per il ritiro delle opere, il funzionario incaricato dovrà inoltre essere assicurato contro gli infortuni e le spese mediche per i viaggi in paesi dove non è prevista l’assistenza sanitaria gratuita e dovrà essere comunque prevista una assicurazione integrativa nel caso si rendano necessari interventi particolari. Ogni spesa è a carico dell’Ente organizzatore.

7. Stampe, disegni e fotografie vengono inviati in passe-partout, montati in cornici con sigilli che non devono essere mai rimossi senza autorizzazione scritta della Direzione di questo Istituto. Le matrici di metallo e di legno o di altro materiale, vengono inviate entro cornici speciali di plexiglass. I contenitori e l’eventuale restauro delle opere devono essere eseguiti da ditte di fiducia di questo Istituto e sotto la sua Direzione. Ogni spesa  è a carico dell’Ente organizzatore. I manufatti realizzati per la conservazione,  la movimentazione e l’esposizione delle opere  rimarranno di proprietà dell’Istituto centrale per la grafica. La  rinuncia al prestito delle opere, se non concordata con giusto anticipo per ragioni di forza maggiore riconosciute, comporta il pagamento delle spese sostenute, resterà comunque a carico del richiedente il costo di eventuali ricerche di cui al punto 1).

8. Le opere possono essere esposte unicamente nei locali destinati alla mostra e non devono essere allontanate per nessuna ragione da tali locali. Le opere devono essere fissate a pannello (o a parete non perimetrale) in alto e in basso per garantire la massima sicurezza. L’Istituto si riserva il diritto di effettuare controlli periodici per la verifica dello stato di conservazione delle opere  concesse in prestito qualora se ne ravvisi la necessità e qualora il prestito ecceda tre mesi di tempo, i costi conseguenti sono a carico del richiedente.

9. La concessione del prestito è subordinata all’impegno dell’Ente organizzatore di ottemperare alle condizioni stabilite da questo Istituto per una corretta conservazione delle opere e per la loro sicurezza.

Stampe, disegni, fotografie:

• a) non devono essere esposte a luce naturale o artificiale diretta; luce artificiale fredda limitata al valore stabile di 50-60 lux; per le fotografie 40-45 lux
• b) temperatura stabile compresa tra i 18° e 22° C; fotografie 18° C
• c) umidità relativa stabile tra 50-60%; fotografie 45%

Matrici metalliche e lignee:

• a) > 300 lux  (stabile)
• b) temperatura stabile 20°/25° C
• c) umidità relativa stabile 40°/60%; per i legni 60%

Le opere devono essere protette da eccessivi scarti di temperatura e umidità anche durante lo stoccaggio e gli eventuali spostamenti precedenti e successivi alla mostra.

Norme di sicurezza:

• a) presenza di dispositivi antincendio non ad acqua;
• b) sale mostra dotate di dispositivi di allarme e di vigilanza da remoto con telecamere registranti;
• c) personale di vigilanza presente di giorno e di notte.

Qualora dovesse venir meno anche una sola di tali condizioni, la Direzione di questo Istituto deve essere tempestivamente informata e si riserva il diritto di annullare la procedura di concessione del prestito; s’intende che, qualora le condizioni dichiarate nel facility report non fossero riscontrate, il personale accompagnatore potrà ritirare le opere a sua discrezione e ogni spesa resterà a carico del richiedente.

10. Ogni opera è corredata da una scheda di conservazione con relativa fotografia e indicazione minuziosa dei difetti fisici del bene con prescrizioni specifiche per la sua conservazione se necessarie; al momento della consegna la scheda (già fatta pervenire in precedenza al richiedente) deve essere convalidata e firmata dal responsabile della mostra, o da un suo delegato, congiuntamente al rappresentante di questo Istituto. Ugualmente per il ritiro delle opere con indicazione sulla scheda di eventuali variazioni riscontrate.

11. In caso di danneggiamento delle opere, l’Ente organizzatore deve tempestivamente informare la Direzione di questo Istituto. Nessun intervento di restauro deve essere intrapreso senza l’autorizzazione di questa Direzione.

12.  Le opere devono essere esposte e citate in catalogo con le indicazioni di appartenenza stabilite dall’Istituto centrale per la grafica: Roma, Istituto centrale per la grafica, per gentile concessione del Ministero della cultura. Nel caso di opere appartenenti al Fondo Corsini (FC), dovrà essere aggiunta la specifica: Fondo Corsini, Proprietà dell’Accademia Nazionale dei Lincei.

13. Le spese e i diritti di riproduzione delle fotografie sono a carico dell’Ente organizzatore. Per tutta la durata della mostra le opere non possono essere fotografate né riprodotte in documentari cinematografici, neppure per ragioni educative o pubblicitarie senza l’autorizzazione di questo Istituto.

14. Non meno di quattro copie del catalogo della mostra dovranno pervenire  a questo istituto, indirizzandole alla Direzione, entro la data di chiusura, pena il non rinnovo della collaborazione con l’Ente richiedente. Nel caso di prestito di opere appartenenti al Fondo Corsini (FC), una copia andrà spedita alla ‘Biblioteca dell’Accademia Nazionale dei Lincei e Corsiniana’ (via della Lungara 10, 00165 Roma). L’Ente organizzatore si impegna inoltre a garantire il libero accesso in mostra al personale dell’Istituto che ne farà richiesta, parimenti per personale terzo all’uopo delegato.

15. Per le mostre che hanno sede fuori dal territorio nazionale l’Ente organizzatore deve inviare preventivamente a questo Istituto  una dichiarazione in cui garantisce il rientro in Italia delle opere alla fine dell’esposizione e la garanzia di immunità dal sequestro giudiziario delle opere d’arte.

16. Nel caso di mostre organizzate in collaborazione con questo Istituto sarà stabilito un contratto aggiuntivo con clausole diverse ove richiesto.