Regolamento di prestito per mostre
REGOLAMENTO PER IL PRESTITO TEMPORANEO DELLE OPERE D’ARTE APPARTENETENTI ALL’ISTITUTO CENTRALE PER LA GRAFICA PER ESPOSIZIONI IN ITALIA E ALL’ESTERO
RICHIESTE DI PRESTITO
1. La domanda di prestito deve essere indirizzata al Direttore dell’Istituto centrale per la grafica (ICG) (ic-gr@cultura.gov.it) almeno sei mesi prima dell’inaugurazione della mostra (in caso di mostre ed esposizioni sul territorio nazionale) e almeno sette mesi prima (nel caso di mostre ed esposizioni all’estero) per consentire la valutazione dello stato conservativo delle opere, che è determinante per la concessione del prestito stesso, e la determinazione dell’eventuale fee dovuto.
2. L’Ente organizzatore è tenuto a inviare i seguenti documenti:
1. progetto scientifico e organizzativo della mostra corredato dall’elenco degli Enti prestatori e delle opere che si prevede di esporre;
2. chiara identificazione delle opere richieste in prestito. La lista delle opere dovrà essere completa di tutti i dati identificativi (foto, numero di inventario, tecnica e misure), reperibili anche sul sito delle collezioni on-line dell’Istituto: www.calcografica.it. Nel caso siano necessari completamenti e ricerche potrà essere richiesta una preventiva copertura dei costi a partire da € 100,00;
3. facility report (in lingua italiana o inglese) della sede espositiva che attesti condizioni espositive e di sicurezza adeguate agli standard internazionali;
4. per le mostre all’estero, dichiarazione a firma del Responsabile dell’Ente ospitante con cui si garantisce il rientro in Italia delle opere alla fine dell’esposizione.
Le richieste saranno valutate in presenza di tutta la documentazione elencata. Il prestito è subordinato al benestare di questa Direzione e, per i prestiti all’estero, anche al parere favorevole della superiore Direzione Generale Musei.
L’Istituto deve essere informato in anticipo, con comunicazione ufficiale, di ogni cambiamento. Le eventuali integrazioni/sostituzioni di opere saranno prese in considerazione solo se i tempi tecnici lo consentiranno. Qualora la mostra preveda più sedi espositive, al momento della richiesta di prestito dovranno essere esplicitati tutti i dettagli relativi (luoghi, date, lista opere). Cambiamenti di date o proroghe dovranno essere comunicate per iscritto, tempestivamente e con congruo anticipo. In caso di parere positivo, dovrà essere prolungata la relativa copertura assicurativa.
Per ragioni conservative, la durata complessiva del prestito è generalmente limitata a un massimo di tre mesi, estensibile a sei per casi particolari che verranno valutati di volta in volta. Dopo ogni esposizione verrà adottato un periodo di riposo, variabile a seconda della tipologia del bene e del suo stato conservativo.
Il numero delle opere richieste deve essere ragionevolmente limitato; in caso contrario, è prevista la stipula di una convenzione che vedrebbe l’Istituto in veste di partner istituzionale.
3. La procedura (preparazione delle opere ed espletamento di tutte le operazioni per la concessione delle autorizzazioni ministeriali) sarà avviata solo ed esclusivamente quando il presente regolamento sarà restituito ufficialmente controfirmato per accettazione dal Responsabile dell’Ente e/o Istituto promotore dell’iniziativa. Tutti gli oneri (trasporto, imballaggio, assicurazione, restauro, contenitori, spese di viaggio per l’accompagnatore e ogni altro costo relativo al prestito, di cui ai punti successivi) sono a carico dell’Ente Organizzatore.
IMBALLAGGIO E TRASPORTO
4. L’imballaggio e il trasporto delle opere devono essere effettuati da una ditta specializzata nel settore di gradimento dell’Istituto, dei quali dovranno essere comunicati ufficialmente i nominativi almeno 30 giorni prima della partenza delle opere. Tutte le operazioni di trasporto saranno concordate preventivamente con la ditta. Le opere non possono essere consegnate, in linea di massima, prima di 10 giorni dall’inaugurazione della mostra, e devono essere rese presso l’Istituto subito dopo la chiusura; potranno essere previste penali in caso di ritardi. Nei trasporti su strada può essere richiesta, a discrezione della Direzione, la scorta armata o il frazionamento su vettori diversi. Non è autorizzata la sosta in caveau (salvo diversi accordi). Le opere, fuori dal territorio nazionale, devono viaggiare esclusivamente via aerea e con volo diretto (salvo diversi accordi). Nei trasporti su strada dovranno essere adoperati veicoli furgonati e climatizzati, costantemente e ininterrottamente sorvegliati anche durante le
soste e con l’utilizzo di almeno due addetti.
ASSICURAZIONE
5. Dovrà essere garantita la massima sicurezza contro furti, danneggiamenti o altri pericoli di qualsiasi natura, sia durante le ore di apertura al pubblico sia durante le ore di chiusura. L’Istituto verificherà le condizioni di sicurezza della sede espositiva e potrà richiedere le integrazioni più opportune alla tutela della conservazione delle opere esposte. La compagnia scelta dall’organizzatore dovrà avere obbligatoriamente:
a) un ufficio in Italia per la liquidazione dei sinistri;
b) un rating di solvibilità pari o superiore ad “A” e che la compagnia sia iscritta all’Albo delle Imprese dell’IVASS (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni) che abbia sede legale in Italia, oppure sede legale in altro Stato, ma sia ammessa ad operare in Italia dalla stessa IVASS da comprovare mediante produzione di apposita visura. La polizza dovrà essere proposta da un Intermediario iscritto all’IVASS in una delle sezioni del RUI (Registro Unico degli Intermediari) il quale dovrà produrre la relativa visura o equivalente di altre agenzie di rating internazionali.
La polizza di assicurazione, redatta in lingua italiana, deve essere stipulata nella formula ‘All Risks – da chiodo a chiodo’ e dovrà inderogabilmente comprendere le seguenti clausole integrative:
A. deprezzamento al 100% con la piena proprietà dell’Istituto centrale per la grafica;
B. stima accettata senza applicazione di franchigia o limiti di risarcimento;
C. furto con destrezza;
D. Parure, Set & Pair nella formula più estesa: in caso di perdita o danno di quei beni assicurati che hanno un
valore speciale o incrementato perché facenti parte di una coppia, un set o una parure, qualunque
indennizzo agli effetti della presente polizza terrà conto di tale valore speciale o incrementato quando
l’ammontare della perdita o del danno verrà calcolato;
E. perdite e danni derivanti da brusche variazioni termo-climatiche conseguenti a guasto delle apparecchiature
di climatizzazione e condizionamento;
F. perdite e danni derivanti da irradiazioni luminose a seguito di eventi accidentali, sbalzo di corrente o rottura
dell’impianto;
G. danni causati da tarli, tarme o altri insetti e parassiti;
H. vizio e difetto di imballaggio;
I. rinuncia alla rivalsa verso i trasportatori, spedizionieri, gli imballatori, loro sub contractors e corrispondenti esteri, siano essi spedizionieri, imballatori o vettori salvo il caso di dolo o colpa grave;
J. catastrofi naturali (terremoto, alluvioni, inondazioni, allagamenti);
K. a seconda dei veicoli impiegati per il trasporto delle cose assicurate e delle modalità di esecuzione del trasporto medesimo, devono intendersi richiamate e operanti anche le seguenti clausole: – Institute Cargo Clauses (A) CL382 1.1.09; – Institute Cargo Clauses (Air) CL387 1.1.09;
L. rischio ‘Guerra e Scioperi’. A parziale deroga a quanto previsto al punto 6 (Esclusioni) si precisa che la copertura va estesa ai seguenti rischi:
– Rischio ‘Guerra’ come da Institute War Clauses (Cargo) – Ed. 1.1.09 CL385 o Institute War Clauses (Air Cargo) – Ed. 1.1.09 CL388;
– Rischio ‘Scioperi e Terrorismo’ durante i trasporti comunque effettuati come da Institute Strikes Clauses (Cargo) Ed. 1.1.09 CL386 o Institute Strikes Clauses (Air Cargo) – Ed. 1.1.09 CL389 a seconda del mezzo adibito al trasporto. È operativa la clausola di Cessazione del viaggio JCS2009-056.
M. ‘Terrorismo durante la giacenza’. A parziale deroga di quanto indicato al successivo punto 6 (Esclusioni), lettera h, s’intendono inclusi in garanzia i danni e/o le perdite derivanti da atti di terrorismo durante il periodo di permanenza dei Beni Culturali presso la sede espositiva.
6. Esclusioni:
a. i danni e le perdite causati da dolo del Contraente e dell’Assicurato; qualora il Contraente o l’assicurato non siano persone fisiche, hanno rilievo il dolo dei loro legali rappresentanti, degli amministratori e dei preposti che siano investiti di poteri decisionali;
b. vizio proprio, qualità insite, deterioramento e lesioni preesistenti delle opere assicurate;
c. lavori di restauro, manutenzione o di pulitura straordinaria, salvo che siano autorizzate dagli Assicuratori;
d. proprietà illegittima e sequestro delle opere da parte di Autorità a qualsiasi titolo (detective title clause);
e. attacchi cibernetici (Exclusion Clause CL 380 – 10/11/2003);
f. contaminazione radioattiva, armi chimiche, biologiche, biochimiche ed elettromagnetiche
(Exclusion Clause CL 370 – 10/11/2003);
g. invasioni, atti di nemici stranieri, ostilità, ribellioni, rivoluzioni, insurrezioni, potere militare o usurpato, confisca, requisizione, nazionalizzazione, distruzione o danneggiamento di beni derivanti da atti o disposizioni delle pubbliche o Locali Autorità, guerre e/o guerre civili dichiarate o meno
h. atti di terrorismo ad eccezione di quanto descritto sopra alle lettere L) Rischio Guerra e Scioperi e
M) Terrorismo durante la giacenza.
Nell’ipotesi in cui intervenga la copertura della Garanzia di Stato, che non abbia quale contenuto minimo tutte le suddette clausole, l’Ente organizzatore dovrà fornire polizza assicurativa privata integrativa per quelle tra le suindicate clausole che non fossero coperte da detta Garanzia di Stato. Il fac-simile del testo dovrà essere inviato con acclusa
traduzione in lingua italiana, almeno 45 giorni prima dell’inaugurazione della mostra, per la necessaria valutazione. La richiesta infatti potrà essere accettata solo previa verifica da parte dell’Istituto e l’accettazione sarà comunque sempre subordinata all’attivazione di una copertura commerciale integrativa DIC (Difference Insurance Condition) a copertura di tutte le esclusioni previste o non prevedibili, di tutte le franchigie e/o limiti di risarcimento eventualmente contenuti nella Garanzia di Stato. Il pagamento dei sinistri dovrà avvenire in Italia e in Euro. La normativa applicabile al contratto dovrà essere quella dell’ordinamento giuridico italiano e il Foro competente in caso di controversia sarà esclusivamente quello di Roma.
Tutte le clausole dovranno essere esplicitate nel certificato assicurativo insieme all’elenco delle opere. La Direzione si riserva di scegliere direttamente la Compagnia assicuratrice. La polizza assicurativa deve pervenire, in originale e in traduzione giurata in italiano, presso questo Istituto almeno 20 giorni prima della consegna delle opere.
Nel caso di non rispondenza, la Direzione si riserva di non accettare la polizza e di annullare la pratica di prestito senza che nulla sia dovuto al richiedente. In particolari situazioni potranno essere richieste clausole aggiuntive.
ACCOMPAGNATORE
6. Norme per la missione dell’accompagnatore:
a) le opere devono essere accompagnate da un funzionario tecnico, da un restauratore o da altro personale delegato che le consegnerà al responsabile della mostra e assisterà alla loro collocazione in sede; nel caso di mostre organizzate interamente o in larga parte con opere di questo Istituto, o di trasporti di particolare complessità, gli accompagnatori devono essere due o più per garantire una maggiore sicurezza;
b) in linea di massima, sia all’andata sia al ritorno, si prevede per l’accompagnatore una missione di minimo 1 notte e 2 giorni per il territorio italiano e di 3 notti e 4 giorni per i paesi stranieri (salvo diversi accordi) mentre per i paesi extraeuropei le notti di permanenza possono essere aumentate in ragione del numero dei
pezzi prestati; l’albergo deve essere di almeno quattro stelle;
c) l’Ente organizzatore deve far pervenire i biglietti di andata/ritorno con congruo anticipo;
d) l’accompagnatore dovrà percepire una diaria netta di € 100,00 al giorno sul territorio nazionale e di € 200,00 su territorio europeo; per il Regno Unito e altri paesi non facenti parte della Comunità Europea saranno previsti trattamenti non inferiori;
e) l’accompagnatore dovrà essere assicurato: o contro gli infortuni e per le spese mediche per i viaggi in paesi dove non è prevista l’assistenza sanitaria gratuita, e dovrà essere comunque prevista un’assicurazione integrativa nel caso si rendano necessari interventi sanitari particolari; o contro ogni inconveniente incluse aggressioni, pandemie, guerra e altro che possa nuocere alle persone, con garanzia di ricovero ospedaliero in prima classe (la polizza deve essere favorita prima dell’inizio del viaggio);
f) l’incaricato che accompagna le opere via aerea deve viaggiare solo con volo diretto, in businnes class – o superiore a seconda del volo – e, nel caso in cui sia prevista cassetta a mano, si richiede l’extra seat; l’equipaggio deve essere informato preventivamente per facilitare le operazioni di imbarco;
g) l’accompagnatore deve essere scortato da un incaricato dell’Ente organizzatore (trasportatore o macchina dell’Ente) nei tragitti intermedi; dovrà essere rimborsata la spesa del taxi per i tragitti da e per le stazioni ferroviarie o/e gli aeroporti.
7. Stampe, disegni e fotografie vengono inviati in passe-partout, montati in cornici. Le matrici di metallo e di legno o di altro materiale, vengono inviate entro cornici speciali. I sigilli delle cornici non devono essere mai rimossi senza autorizzazione scritta della Direzione. I contenitori e l’eventuale restauro delle opere devono essere eseguiti da ditte di fiducia dell’Istituto e sotto la sua Direzione. I manufatti realizzati per la conservazione, la movimentazione e l’esposizione delle opere rimarranno di proprietà dell’Istituto. La rinuncia al prestito delle opere, se non concordata con giusto anticipo e per ragioni di forza maggiore riconosciute, comporterà il pagamento di un’indennità di cancellazione calcolata su ciascuna delle opere richieste in prestito, pari a € 100,00/200,00 (a seconda dei casi).
8. Le opere possono essere esposte unicamente nei locali destinati alla mostra, da cui non devono essere allontanate per nessuna ragione. L’Istituto si riserva il diritto di effettuare controlli periodici, a proprio carico, per la verifica dello stato di conservazione qualora se ne ravvisi la necessità, e qualora il prestito ecceda i tre mesi di tempo.
CONSERVAZIONE, ESPOSIZIONE
9. La concessione del prestito è subordinata all’impegno dell’Ente organizzatore di ottemperare al rispetto delle seguenti condizioni stabilite dall’Istituto per una corretta conservazione delle opere e per la loro sicurezza:
Stampe, disegni, fotografie:
a) non devono essere esposte a luce naturale o artificiale diretta;
b) luce artificiale fredda limitata al valore stabile di 50 lux; per le fotografie 40-45 lux;
c) temperatura stabile compresa tra i 18-22° C; per le fotografie 18° C; variazione giornaliera max consentita ± 1,5 °C;
d) umidità relativa stabile tra 50-60%; per le fotografie 45%; variazione giornaliera max consentita ± 5 %.
Matrici metalliche e lignee:
a) > 300 lux (stabile)
b) temperatura stabile 20°/25° C
c) umidità relativa stabile 40°/60%; per i legni 60%
Le opere devono essere protette da eccessivi scarti di temperatura e umidità anche durante lo stoccaggio e gli eventuali spostamenti precedenti e successivi alla mostra. Le soluzioni allestitive devono essere comunicate per tempo a questo Istituto; in ogni caso le opere non possono essere allestite lungo le pareti perimetrali di un edificio.
Norme di sicurezza:
a) presenza di dispositivi antincendio non ad acqua;
b) sale mostra dotate di dispositivi di allarme e di vigilanza da remoto con telecamere registranti, e/o personale di vigilanza presente di giorno e di notte.
Qualora dovesse venir meno anche una sola di tali condizioni, la Direzione deve essere tempestivamente informata e si riserva il diritto di annullare la procedura di concessione del prestito; s’intende che, qualora le condizioni dichiarate nel facility report non fossero riscontrate, l’accompagnatore potrà ritirare le opere a sua discrezione.
10. Ogni opera è corredata da un condition report che deve essere convalidato e firmato dal responsabile della mostra, o da un suo delegato, congiuntamente al rappresentante di questo Istituto. Ugualmente per il ritiro delle opere, con indicazione sulla scheda delle eventuali variazioni riscontrate.
11. In caso di danneggiamento delle opere, l’Ente organizzatore deve tempestivamente informare la Direzione dell’Istituto. Nessun intervento di restauro deve essere intrapreso senza l’autorizzazione di questa Direzione.
FOTO, CATALOGHI, RIPRESE
12. Le opere devono essere esposte e citate in catalogo con le indicazioni di appartenenza stabilite dall’Istituto: Roma, Istituto centrale per la grafica, per gentile concessione del Ministero della cultura. Nel caso di opere appartenenti al Fondo Corsini (FC), dovrà essere aggiunta la specifica: Proprietà dell’Accademia Nazionale dei Lincei.
13. Le spese e i diritti di riproduzione delle fotografie sono a carico dell’Ente organizzatore. Eventuali riprese fotografiche e cinematografiche dovranno essere preventivamente concordate e autorizzate.
14. Non meno di quattro copie del catalogo della mostra dovranno pervenire all’Istituto, indirizzandole alla Direzione, entro la data di chiusura della mostra. In caso di prestito di opere di Fondo Corsini (FC), una copia andrà spedita alla ‘Biblioteca dell’Accademia Nazionale dei Lincei e Corsiniana’ (via della Lungara 10, 00165 Roma).
15. L’Ente organizzatore si impegna a garantire il libero accesso in mostra al personale dell’Istituto che ne farà richiesta, parimenti per personale terzo a tale scopo delegato.
16. Nel caso di mostre organizzate in collaborazione con questo Istituto sarà stabilito un contratto aggiuntivo con clausole diverse dove richiesto.
Il Direttore dell’Istituto Centrale per la Grafica
Dott. Fabio De Chirico